Texto publicado en Adefinitivas en enero de 2020. Ver texto completo aquí.
El próximo 2 de octubre de 2020 producirán efecto las ultimas disposiciones de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, de Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas que estaban pendientes de entrar en vigor de forma efectiva y que son las referentes a la puesta en marcha completa de la Administración electrónica o e-Administración. Es decir, las previsiones sobre Registro Electrónico de Apoderamientos, Registro Electrónico, Registro de Empleados Públicos Habilitados, Punto de Acceso General Electrónico de la Administración y archivo electrónico.
PALABRAS CLAVE:
Administración electrónica, procedimiento administrativo, identificación y firma de las empresas, registro electrónico de apoderamientos, notificaciones electrónicas.
ABSTRACT:
On October 2nd, 2020, the latest provisions of Law 39/2015, of October 1, on the Common Administrative Procedure of Public Administrations that were pending effective enforcement and that are related to its implementation will take effect in full operation of the electronic Administration or e-Administration. That is, the provisions on Electronic Registry of Proxy, Electronic Registry, Registry of Public Employees Enabled, General Electronic Access Point of the Administration and electronic file.
KEY WORDS:
Electronic administration, administrative procedure, identification and signature of companies, electronic registry of powers of attorney, electronic notifications.
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El año 2020 se presenta también con un plazo legal relevante a tener en cuenta tanto para el Sector Público como para el Sector Privado. El próximo 2 de octubre de 2020 producirán efectos las últimas disposiciones de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas (“LPA”) pendientes de entrar en vigor de forma efectiva, y que son las relativas a la llamada Administración electrónica o e-administración (como consecuencia de la prórroga acordada por el Real Decreto-ley 11/2018, de 31 de agosto).
En concreto, producirán efectos las previsiones relativas al Registro Electrónico de Apoderamientos, Registro Electrónico, Registro de Empleados Públicos Habilitados, Punto de Acceso General Electrónico de la Administración y archivo electrónico.
Es decir, a partir de dicha fecha, debería estar en funcionamiento de forma completa, la llamada Administración Electrónica o e-Administración, que podría definirse como el conjunto de medidas técnicas y jurídicas que deben permitir a los ciudadanos y a las empresas relacionarse de forma efectiva con las Administraciones Públicas y su sector Público a través de medios electrónicos (la llamada “ventanilla virtual”), abandonando la anterior “administración en papel”. (Algo que ya se ha conseguido, por ejemplo, con la presentación masiva cada año de declaraciones de declaraciones de renta por internet).
El Sector Público, antes de dicha fecha, deberá completar todos los aspectos jurídicos, organizativos, procedimentales y técnicos que compatibilicen la garantía plena del ejercicio de los derechos y la validez jurídica de los procedimientos administrativos, respetando la distribución de competencias entre el Estado, las Comunidades Autónomas y los Ayuntamientos (como se encargó de recordar la Sentencia del Tribunal Constitucional 55/2018, de 24 de mayo). Esta tarea implica, entre otras cosas, que las administraciones públicas se doten de medios tecnológicos adecuados o se complete el proceso de Interoperabilidad entre ellas y sus propios departamentos.
El Sector Privado, que ya está obligado con carácter general desde el 2 de octubre de 2016 a relacionarse con las Administraciones Públicas a través de medios electrónicos, va a tener que revisar sus procesos internos y prepararse para la entrada efectiva de dichas disposiciones de la LPA y que, a nuestro juicio, requerirán tener en consideración, especialmente, las siguientes cuestiones:
1.-Certificados para empresas y apoderamientos
En cuanto a la identificación y firma de las empresas en los procedimientos administrativos, observamos que la mayoría de empresas ya vienen utilizando los Certificados electrónicos de representante para Administradores y representante de Persona Jurídica o de Entidad sin Personalidad Jurídica (especialmente los de la FNMT) para realizar todo tipo de trámites en Internet.
Al hilo de lo anterior, si a partir del 2 de octubre de 2020, están plenamente operativos los Registros electrónicos de Apoderamientos (que recordemos que cada Administración Pública puede tener el suyo propio y que deberán ser interoperables entre sí) se abre una vía para limitar las facultades completas que ofrecen los Certificados, ya que se podrá otorgar la representación de la empresa mediante apoderamiento apud acta (de forma personal o electrónica) o mediante la inscripción en dichos Registros electrónicos de Apoderamientos. Los poderes podrán ser generales para cualquier tramite ante cualquier administración, o un poder especial para una sola administración o un poder específico para un único trámite (artículo 6 y concordantes de la LPA). Además, seria muy recomendable que estos apoderamientos electrónicos fueran paralelos a los poderes mercantiles de las empresas.
También, se deberá analizar los efectos del apoderamiento en el ámbito de la contratación pública electrónica, ya que conforme el artículo 337 de la Ley 9/2017, de 8 de noviembre, de Contratos del Sector Público “ El Registro Oficial de Licitadores y Empresas Clasificadas del Sector Público estará interconectado y será interoperable con el Registro Electrónico de Apoderamientos de la Administración General del Estado”.
2. Notificaciones electrónicas y Punto de Acceso General Electrónico
Como ya conocemos, las notificaciones de resoluciones y actos administrativos se deben practicar (salvo casos muy específicos) mediante medios electrónicos, siendo la forma obligatoria para las empresas. Como señala el artículo 43 de la LPA, las notificaciones se practican cuando el interesado comparece en la sede electrónica de la administración, a través de la denominada “Dirección Electrónica Habilitada Única (DEHU)”, o mediante ambos sistemas según se acuerde por éstas.
Si a partir del 2 de octubre de 2020 despliega todos sus efectos el Punto de Acceso General Electrónico de la Administración será sin duda una oportunidad excepcional para evitar la dispersión actual de notificaciones electrónicas, máxime teniendo en cuenta que las notificaciones se entienden practicadas cuando se accede a su contenido y se entienden rechazadas si transcurridos 10 días naturales desde la puesta a disposición de la notificación no se acceda a la misma, con los perjuicios que se pueden ocasionar a las empresas con pérdidas de plazos, sanciones, u otros.
Con el paulatino aumento de las notificaciones electrónicas que estamos observando, se hace necesarios revisar la forma en la que las empresas gestionan las notificaciones electrónicas (y las residuales que todavía se producen en papel) – quién puede acceder, quién archiva y gestiona los plazos que se inician con la apertura de la notificación, entre otros -, especialmente en procedimientos que inicien de oficio las Administraciones Públicas, y todo ello en relación con quienes son los titulares de los certificados y/o apoderamientos.
3. Archivo electrónico
Cada Administración deberá mantener un archivo electrónico único de los documentos electrónicos que correspondan a procedimientos finalizados.
Por tanto, es necesario también un archivo electrónico adecuado en las empresas de las resoluciones y notificaciones electrónicas que reciba (y de las que reciba en papel mientras dure el proceso de transición). Además esta previsión enlaza con la circunstancia de que el expediente administrativo de cualquier procedimiento también debe formato electrónico.
4. Conclusiones
En resumen, la efectiva entrada en vigor de las últimas previsiones “electrónicas” de la LPA exigirán un proceso de integración y digitalización muy importante para el Sector Público.
Para las empresas, que ya están obligadas a relacionarse con la Administración de forma electrónica desde el año 2016, incluso con normas sectoriales de regulación específica en esta materia (Hacienda, Seguridad Social, CNMC, etc), requerirán un proceso de diagnostico, revisión y puesta a punto antes del 2 de octubre de 2020 para garantizar que el desarrollo de su actividad en el ámbito administrativo será conforme con el nuevo marco jurídico.
José Conca, Socio de Conca Legal
